《公司管理制度(试行)》(五) 2012.10.31

十、行政办公室管理

  办公室工作是公司的窗口,是关系到公司整个工作上请下达的重要环节,为了使办公室的工作真正达到服务、协调、高效的目的,更好地发挥好办公室工作的职能,特制定本工作管理制度。

  (一)请示报告制度:
  1.向总经理报告接收到的重要信息、重大事件和其他重要情况,同时请示及时处理的意见。
  2.及时报告上级的文件、电话通知和交办的急事,并根据领导的批示意见,及时有效地处理好这些工作。
  3.对突发的紧急事件,立即请示报告,并根据领导批示意见立即办妥,事后汇报办理情况。
  4.对有争议的工作和事情而决定不下,应请示报告,在取得领导明确批示意见后,即开展工作。

  (二)文件的起草、校对、审批、传阅制度:
  1.公司的重要文件由秘书起草,编好文件编号、标明拟发单位(人)、印制份数,呈报总经理审批后,交付打印,并在校对无误后,交由档案员上报下发,同时做好登记。
  2.各部门起草的文件,经由秘书审阅,呈报主管领导或总经理审批后,交付打印,由档案员上报下发,同时做好登记。
  3.上级来文,由秘书进行登记,并填好文件传阅审批单,呈报总经理阅批。同时根据总经理批示的意见进行传阅、督办、并做好文件的回收、转存。

  (三)印信管理制度:
  1.印信的种类:公司印章、部门章、总经理名章、总裁名章。
  2.印信的使用规定:对公司经营权有重大关连、涉及政策性问题或以公司名义对政府行政、税务、金融等机构以公司名义的行文,盖公司印章。如需要,还应加盖总经理名章或总裁名章;各部门于经办业务的权责范围内及对于公民营事业、民间机构、个人的行文以及收发文件时加盖部门章。
  3.印信盖用:文件需用印,经核准后连同经审核的文件稿等交监印人用印。
  4.各种印信由监印人负责保管,印章因公外出使用,做好登记备案,如有遗失或误用,由监印人全权负责。
  5.监印人对未经核准的文件等,不得擅自用印。
  6.印信遗失时除立即向上级报备外,并应依法公告作废。
  7.禁止携带有印鉴的空白信件。
  8.开启和报废印鉴,均须按有关规定正式行文,由办公室统一承办。

  (四)保密制度:
  1.为保守公司秘密,维护公司权益,特制定本制度。
  2.公司秘密是关系公司权力和利益,依照特定程序确定在一定时间内只限一定的人员知悉的事项。
  3.公司附属机构及职员都有保守公司秘密的义务。
  4.公司保密工作实行既确保秘密又便利工作的方针。
  5.公司秘密包括的事项:
  1〉公司重大决策中的秘密事项;
  2〉公司尚未讨诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策;
  3〉公司内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议纪录;
  4〉公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表;
  5〉公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息;
  6〉公司职员人事档案、工资性、劳务性收入资料;
  7〉经公司确定应当保密的其他事项。
  6.保密措施:
  1〉属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁,由公司档案员负责执行;
  2〉非经总经理批准,不得复制和摘抄;
  3〉在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的应经总经理批准;
  4〉不准在私人交往和通信中泄露公司秘密;不准在公共场所谈论公司秘密;不准通过其它方式传递公司秘密。
  7.责任与处罚:
  出现下列情况之一者,给予警告,并扣发工资30元以上500元以下:
  1〉泄露公司秘密,尚未造成严重后果或经济损失的;
  2〉违反本制度第6条规定的秘密内容的;
  3〉已泄露公司秘密但采取补救措施的;
  出现下列情况之一者,予以辞退并酌情赔偿经济损失:
  1〉故意或过失泄露秘密,造成严重,后果或重大经济损失;
  2〉为他人窍取、刺探、收买或违章提供公司秘密的;
  3〉利用职权强制他人违反保密规定的。

  (五)会议管理制度:
  1.开会准备:
  1〉拟定会议内容、目的、归纳会议事项与要点;
  2〉决定会议的方式,如出席人员、会场、时间等;
  3〉会场准备。如会议横幅、扩音设备、桌椅等。
  2.主持会议须知。
  3.参加会议人员需知。
  4.列席参加公司的例会或行政领导办公会时应做好会议的记录,需形成会议纪要的做好有关覆行手续。

 


 

《公司管理制度(试行)》(四)
《公司管理制度(试行)》(六)
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