《公司管理制度(试行)》(七) 2012.10.31

(十一)档案管理制度:
  l.档案的分类:
  施工技术档案、财务档案、人事档案、机械设备物资档案、工程决算与工程合同档案、图集、图书、音像照片档案、文书档案、其他档案。
  2.档案资料的立卷归档:
  1〉立卷归档要求书写工整、字迹清晰、卷面整洁干净、严禁乱涂乱画;
  2〉归档的原始记录签证应真实、齐全,日期、部位明确,严禁事后增减或涂改,使用复印件时,应注明原件存放处,以备查询;
  3〉档案管理人员要根据工作需要,编制目录、卡片、索引等检索工具,编辑档案文件汇集的各种参考资料,以便于查阅。要定期检查档案存放状况,对破损或变质的档案应及时修补、复制或,作其他技术处理,机密文件、资料归档要注意保密,并采取专门的保密措施,专门保管。
  3.档案资料的立卷归档的时限:
  1〉文书文件等类档案资料每年内归档一次;
  2〉财务档案每年归档一次;
  3〉施工技术档案,质量体系运行管理资料在工程竣工验收后12日内完成归档工作。
  4〉工程经济档案,在每项工程竣工验收后,半年内,完成归档工作。
  5〉公司人事档案、职工技术、职工劳资、社会保险及车辆档案每年度内整理归档一次;
  6〉质量安全资料档案每年度内整理归档一次;
  7〉公司大型机械设备档案每年度内整理归档一次。
  4.档案的查阅与借用:
  1〉档案归档后,需查阅或借用时,必须经专业部门的负责人办理查阅或借用手续,并由档案员做好登记,否则任何人无权查阅或借用;
  2〉凡属公司需对外保密的档案资料,必须经总经理批准,办好登记手续后,方可查阅或借用;
  3〉各种图集、书籍、文书档案由档案员办理查阅或借用手续;
  4〉查阅档案资料只限所查范围,不得翻阅无关内容,对档案资料必须注意爱护,不得损坏,不得涂改、勾画、剪截和拆卷,更不准抽取或撕毁张页等。如发现上述情况,档案员有权立即制止,停止查阅;并按有关规定予以处理;
  5〉对批准摘抄、复制和借出的档案资料,必须妥善保管,不准公布、翻印、转借和扩大阅读范周围;
  6〉利用档案资料完毕后,要亲自送还,经审查无误注销查借手续。
  5.档案鉴定销毁:
  1〉按照国家标准,档案保管期限划分为永久、长期、短期三种。永久指无限期保存;长期保存为16--50年;短期保存为15年以下;
  2〉短期保管的档案,15 年期满后应组织鉴定小组进行复查,经领导批准后可以销毁;长期保存的档案满50年,经鉴定小组再次鉴定确无继续保存的必要,经领导和有关都门批准后方可销毁;
  3〉对需要销毁的档案,要编造档案销毁清册,按照规定的标准手续进行销毁,销毁时必须有两人以上监销,监销完毕,监销人员要签字。
  4〉档案资料保管期具体分类划分详见国家档案法或青岛市档案管理规定。

 

 


 

《公司管理制度(试行)》(六)
《公司管理制度(试行)》(八)
CopyRight © 2013-2014 昆明奥格翻译服务有限公司 版权所有

滇ICP备13000406号